Fiscale bewaarplicht

U ontvangt steeds meer facturen per mail, maar heeft u er al eens over nagedacht hoe u deze facturen gaat bewaren gedurende de wettelijk vastgestelde termijn? Als accountantsorganisatie merken wij dat veel ondernemers niet op de hoogte zijn van de fiscale bewaarplicht en nog een papieren ordner gebruiken.

In het kort betekent de fiscale bewaarplicht dat je de facturen die je ontvangt en verstuurd minimaal zeven jaar moet bewaren (facturen over onroerende zaken bewaar je tien jaar). Hierbij dienen, op de juiste wijze, back-ups gemaakt te worden. Zodanig dat de complete administratie gedurende die jaren toegankelijk en controleerbaar blijft.

Een belangrijk tweede punt is de manier waarop gegevens bewaard en ontvangen worden. Volgens de wettelijke bepalingen moeten boeken, bescheiden én gegevensdragers die voor de belastingheffing van belang zijn, bewaard worden zoals ze ontvangen zijn. In de originele staat. Dit betekent dat de facturen die digitaal ontvangen/verstuurt worden ook digitaal bewaard dienen te worden, niet printen om in een ordner te bewaren.

Facturen die u op papier ontvangt, mag u wel digitaliseren. Hierbij is het van belang dat de ‘echtheidskenmerken’ van de originele factuur niet verloren gaan. Hierover zegt de Belastingdienst dat ‘de beheersingsmaatregelen in de organisatie tezamen met de geconverteerde gegevens (bijvoorbeeld een scan) de gewenste zekerheid moeten geven over de echtheid van het document‘. Dit betekent ook dat de factuur niet bewerkt mag worden, door er bijvoorbeeld een krabbeltje, paraaf of stempel op te zetten voordat de factuur gedigitaliseerd wordt.

Conclusie: de Belastingdienst verplicht je eigenlijk om een digitale ordner te gebruiken, waarbij alle facturen op een juiste wijze zeven of tien jaar lang wordt bewaard.

Voldoet u hier al aan?

Zo niet, neem dan contact op met één van onze online-specialisten. Laat u hierover adviseren, zodat u op korte termijn wel voldoet aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.