Bewaarplicht
Digitalisering is geen keuze meer, maar een must voor de continuïteit van de onderneming.
De belastingdienst verandert en koerst op een digitale archivering van de in- en uitgaande gegevens. Wat betekent dit voor u?
Zoals u weet is de bewaarplicht 7 jaar en voor onroerende zaken 10 jaar.
Een belangrijk onderdeel van de bewaarplicht is de verplichting de facturen te bewaren in de vorm waarin ze verstuurd of ontvangen zijn. Let op! Dit betekent dat digitale facturen niet afgedrukt moeten worden voor de administratie, maar digitaal worden opgeslagen. Daarentegen mogen bonnetjes en met de post ontvangen facturen wel digitaal bewaard worden. Hier is het van belang dat er een juiste en volledige weergave is van het origineel. Indien hieraan wordt voldaan, hoeven de originele stukken niet bewaard te worden.
Bij een belastingcontrole van de belastingdienst dienen de gegevens binnen een redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar te zijn. Het is tijdrovend om de papieren factuur terug te moeten zoeken in het archief. Hoe kunt u dit zo slim mogelijk aanpakken?
Digitaliseer uw archief!
Door het digitaliseren van uw archief voorkomt u onvoorziene omstandigheden (brand, wateroverlast, het kwijtraken van facturen, etc.) en houdt u uw administratie in goede staat voor uzelf en de belastingdienst. U kunt in het digitaal archief direct de informatie opvragen, ongeacht de locatie waar men zich bevindt. Dit scheelt u tijd en kosten voor het kopiëren en fysiek brengen van papieren documenten.
De voordelen van digitaal archiveren kort op een rij:
- Forse besparingen ten opzichte van een papieren archief (archiefruimte, archiefmedewerkers)
- Besparing op kosten voor het veelvuldig kopiëren en fysiek verzenden van papieren documenten
- Efficiënt documentbeheer
- Altijd de juiste en meest recente versie van een document beschikbaar
- Sneller terugzoeken en opvragen van relevante informatie
- Meerdere medewerkers kunnen gelijktijdig hetzelfde document inzien
- Eenvoudig en veilig delen van bedrijfsinformatie
- Een back-up van uw belangrijke bedrijfsinformatie is (digitaal) voorhanden
Het is slim om tijdig te veranderen! Niet alleen voor de belastingdienst, maar ook voor het efficiënter ondernemen. Heeft u nog onnodig papierwerk opgeslagen?
Neem gerust contact met uw relatiemanager op om de mogelijkheden van digitalisering te bespreken.
Siu C. Tang
Senior Online Specialist
